Réservations automatiques au Biergarten Pflugsmühle grâce à l'intégration avec la caisse et à l'IA téléphonique

Quand le téléphone et la caisse sont connectés au système de réservation, le client est vraiment au centre de l’attention.

Été, soleil et biergarten : quand les températures montent, la haute saison de la restauration en plein air commence. C’est également le cas à la Pflugsmühle, à Abenberg. Avec son Schäufele croustillant typique de Franconie, ses burgers savoureux, ses spécialités végétariennes et sa bière Spalter fraîchement tirée, la Pflugsmühle offre une véritable parenthèse de détente au cœur de la région des lacs franconiens. L'équipe de la famille Braun met un point d'honneur à privilégier des produits régionaux, une agriculture durable et une grande considération pour ses employés. Pas étonnant donc que la digitalisation ici ne soit pas une fin en soi, mais avant tout au service des clients et des employés.

Les meilleures conditions de travail pour une excellente saison de biergarten

Par les belles journées ensoleillées, la Pflugsmühle accueille jusqu’à 2 000 clients sur ses 500 m² de biergarten. En plus des nombreux visiteurs spontanés, souvent appelés “walk-ins”, il y a souvent jusqu’à 300 réservations par jour au programme. Ce qui représente une véritable parenthèse de détente pour les clients est un quotidien intense pour l'équipe de service de 12 personnes, dirigée par Benedikt et Friedrich Braun. Mais ces restaurateurs chevronnés misent sur des systèmes intelligents et intégrés pour optimiser leurs processus et garder l’attention centrée sur les clients.

"Nous avons la chance de ne pas être trop touchés par la pénurie de personnel. Il est donc d'autant plus important pour nous d'offrir les meilleures conditions de travail possibles à notre équipe", explique Benedikt Braun, propriétaire de la Pflugsmühle.

Et la Pflugsmühle y parvient grâce à une synergie intelligente de ses solutions informatiques et à l'aide de l'intelligence artificielle.

Une meilleure occupation du biergarten grâce à un système de caisse intégré aux réservations de table

Dès l'été 2022, la famille Braun a mis en place un système de réservation connecté à la caisse, permettant de connaître automatiquement l'occupation en temps réel du restaurant. Résultat : les nouvelles demandes de réservation peuvent être acceptées de manière fiable, sans vérification manuelle. Que ce soit via le widget de réservation sur le site web de la Pflugsmühle ou grâce à l'IA téléphonique d'Assistent.ai.

L’intégration de la caisse avec le système de réservation a été rendue possible grâce à notre partenaire reservino. Lorsqu’un serveur enregistre des boissons ou des plats sur un table via l'Orderman dans le système de caisse, l'interface du système de réservation surveille cette activité. Si une réservation est déjà notée, reservino la passe automatiquement au statut “arrivé”. Si aucune réservation n’est enregistrée pour cette table, un walk-in est automatiquement créé. Le système de réservation bloque alors la table pour la durée prédéfinie, de sorte que l’assistant téléphonique et le widget en ligne ne puissent plus proposer cette table. Une fois le paiement effectué par l’équipe de service, le statut de la table est mis à jour en “parti”. Les demandes de réservation spontanées peuvent ainsi être traitées automatiquement et de manière fiable. Cela augmente le taux d’occupation du biergarten grâce à une rotation optimisée des tables, surtout pendant les heures de pointe.

"La balance vie-travail a définitivement pris quelques kilos en plus."

"Nous voulons que notre service se concentre pleinement sur nos clients. Avec jusqu'à 120 appels par jour, c'était mission impossible. Avant, nous passions jusqu'à 3 heures après chaque fin de service à entrer les réservations du répondeur dans le système et rappeler les clients. Grâce à l'assistant téléphonique, on économise tout ce temps. La balance vie-travail a définitivement pris quelques kilos en plus", explique Benedikt Braun.

L'assistant téléphonique offre un véritable soulagement, surtout pendant les heures de pointe.

Dans la pratique, le restaurateur configure simplement un renvoi d'appel de son numéro principal vers l'assistant téléphonique. L'assistant téléphonique

• prend l’appel,
• accueille l’appelant,
• demande les détails de la réservation, comme la date, l’heure et le nombre de personnes,
• enregistre le nom du client,
• note les demandes spéciales si nécessaire,
• et vérifie puis enregistre la réservation directement dans le système de réservation.

Les réservations effectuées par l'IA téléphonique sont directement intégrées dans le système de réservation reservino Reservierungssystem von reservino , sans saisie manuelle, aux côtés des réservations en ligne. Les clients reçoivent une confirmation par SMS s'ils appellent depuis un numéro de mobile, ou par e-mail si leur adresse est déjà enregistrée dans le système de réservation de la Pflugsmühle. Lorsque les clients arrivent au biergarten de la Pflugsmühle, l'accueil peut, d'un simple coup d'œil sur le plan de table numérique, voir où les clients sont placés et les accompagner directement à leur table.

"Cela ne fonctionne évidemment qu'avec des systèmes qui offrent des interfaces et ne sont pas fermés à l'innovation. Heureusement, nous avons les bons partenaires IT à nos côtés", explique Benedikt Braun, formé en gestion hôtelière et sommelier de profession.

Chevalets de table numériques pour une gestion transparente des tables au biergarten

À l'avenir, la Pflugsmühle utilisera également des chevalets de table numériques qui affichent directement les réservations sur les tables réservées. Ainsi, les visiteurs sans réservation pourront facilement trouver une table libre dans le biergarten. Lorsqu’un serveur enregistre des boissons ou des plats pour des clients, l'interface entre la caisse et le système de réservation se met à jour et la table est marquée comme occupée — au moins jusqu'à la prochaine réservation prévue, qui sera également affichée sur le chevalet de table pour informer les clients.

Envie d'une bière bien fraîche et d'un moment de détente en pleine nature ? Rendez visite à la famille Braun et à son équipe à la Pflugsmühle, à Abenberg, et laissez-vous choyer. Vous pouvez réserver en ligne Reservieren kannst du online ou via l'assistant téléphonique au 09873 97980 09873 97980.‍

Au fait:

La Pflugsmühle est l’endroit idéal pour organiser des fêtes de famille, des événements d’entreprise et des mariages dans la région métropolitaine de Nuremberg 🤵🏻💍👰🏻