Automatische Reservierungen im Biergarten Pflugsmühle dank Kassenintegration und Telefon-KI

Wenn Telefon und Kasse mit Reservierungssystem verbunden sind, steht der Gast im Mittelpunkt

Sommer, Sonne und Biergarten: Wenn die Temperaturen steigen, steht die Hochsaison in der Außengastronomie an. So auch bei der Pflugsmühle in Abenberg. Mit knusprigem fränkischen Schäufele, herzhaften Burgern, vegetarischen Schmankerln und frisch gezapftem Spalter Bier verspricht die Pflugsmühle Naherholung pur im fränkischen Seenland. Dabei legt das Team um Familie Braun besonderen Wert auf regionale Produkte, nachhaltigen Anbau und hohe Wertschätzung für die Mitarbeitenden. Keine Überraschung also, dass die Digitalisierung hier keinem Selbstzweck, sondern allen voran den Gästen und Mitarbeitenden dient.

Beste Arbeitsbedingungen für eine gute Biergartensaison

Bis zu 2.000 Gäste bewirtschaftet die Pflugsmühle an sonnigen Tagen auf 500 m² Biergarten-Fläche. Neben zahlreichen spontanen Besuchern, gern auch als “Walk-ins” bezeichnet, stehen oft bis zu 300 Reservierungen täglich auf dem Programm. Was für die Gäste pure Erholung bedeutet, ist ein stressiger Alltag für das 12-köpfige Serviceteam rund um Benedikt und Friedrich Braun. Doch die erfahrenen Gastronomen setzen auf smarte und integrierte Systeme, um ihre Arbeitsabläufe effizient und mit Fokus auf die Gäste auszurichten.

"Wir haben die komfortable Situation, nicht zu sehr vom Fachkräftemangel betroffen zu sein. Umso wichtiger ist es für uns, bestmögliche Arbeitsbedingungen für unser Team zu schaffen", erklärt Benedikt Braun, Inhaber der Pflugsmühle.

Und die schafft die Pflugsmühle durch ein intelligentes Zusammenspiel ihrer IT-Lösungen und mithilfe von Künstlicher Intelligenz.

Höhere Auslastung im Biergarten dank Kassensystem mit Tischreservierung

Bereits im Sommer 2022 hat Familie Braun dafür gesorgt, dass ihr Reservierungssystem mit einer Kassenanbindung automatisch den aktuellen Belegungsstand des Restaurants kennt. Die Folge: Neue Reservierungsanfragen können immer zuverlässig und ohne Prüfung durch einen Mitarbeitenden angenommen werden. Sowohl per Reservierungswidget auf der Webseite der Pflugsmühle als auch durch die Telefon-KI von Assistent.ai.

Die Kassenintegration zum Reservierungssystem ermöglichte unser Partner reservino. Bucht nun ein Kellner oder eine Kellnerin über den Orderman Getränke oder Speisen auf einen Tisch im Kassensystem, so überwacht die Schnittstelle des Reservierungssystems diese Aktivität. Ist bereits eine Reservierung vermerkt, setzt reservino diese automatisch in den Status “eingetroffen”. Steht im digitalen Reservierungsbuch noch keine Reservierung, wird automatisch ein Walk-in für den Tisch angelegt. Das Reservierungssystem blockt den Tisch entsprechend mit der festgelegten Verweildauer, sodass Telefonassistent und Online-Widget den Tisch nicht länger anbieten können. Rechnet das Serviceteam den Tisch im Biergarten ab, wird der Status der aktiven Tischbelegung auf “gegangen” gesetzt. Eingehende spontane Reservierungsanfragen können so zuverlässig automatisiert beantwortet werden. Das erhöht die Auslastung im Biergarten durch Mehrfachbelegung besonders zu Stoßzeiten. 

"Die Work-Life-Balance hat auf jeden Fall ein paar Pfund mehr bekommen."

"Unser Service soll sich voll und ganz auf unsere Gäste konzentrieren. Bei bis zu 120 Anrufen am Tag ist das unmöglich. Früher haben wir täglich nach Schichtende bis zu 3 Stunden Reservierungen auf dem Anrufbeantworter ins Reservierungssystem eingetragen und Gäste zurückgerufen. Dank dem Telefonassistent sparen wir diese Zeit. Die Work-Life-Balance hat auf jeden Fall ein paar Pfund mehr bekommen", schildert Benedikt Braun die Situation.

Telefonassistent sorgt für Entlastung, besonders zu Stoßzeiten

In der Praxis stellt der Gastronom einfach eine Rufumleitung von seiner Hauptrufnummer an den Telefonassistenten ein. Der Telefonassistent

• nimmt das Telefonat entgegen,
• begrüßt den Anrufenden,
• fragt die Reservierungsdetails wie Datum, Uhrzeit und Personenanzahl ab,
• nimmt den Namen des Gastes auf,
• vermerkt bei Bedarf Sonderwünsche 
• und prüft und bucht die Reservierung direkt im Reservierungssystem.

Reservierungen von der Telefon-KI laufen im Reservierungssystem von reservino direkt und ohne manuelle Eingabe zusammen mit den Online-Reservierungen. Gäste erhalten eine Bestätigung per SMS, sofern sie über eine Mobilfunknummer anrufen oder eine E-Mail, wenn ihre E-Mail-Adresse im Reservierungssystem der Pflugsmühle bereits bekannt ist. Treffen die Gäste im Biergarten der Pflugsmühle ein, kann der Empfang mit einem Blick auf den digitalen Tischplan sehen, wo die Gäste sitzen und sie direkt zum Tisch begleiten.

"Das funktioniert natürlich nur mit Systemen, die Schnittstellen anbieten und sich nicht vor Innovation verschließen. Da haben wir einfach die richtigen IT-Partner im Boot", so Benedikt Braun, der von Haus aus gelernter Hotelmanager und Sommelier ist.

Digitale Tischaufsteller für transparente Tischplanung im Biergarten

Zukünftig arbeitet die Pflugsmühle zudem mit digitalen Tischaufstellern, die Reservierungen direkt auf den gebuchten Tischen anzeigen. So können sich Walk-ins ohne Reservierung eigenständig einen freien Tisch im Biergarten suchen. Bucht ein Kellner nun Getränke oder Speisen für die Gäste, greift wieder die Schnittstelle zwischen Kasse und Reservierungssystem und der Tisch wird besetzt – zumindest bis zur nächsten geplanten Reservierung, die Gästen auf dem Tischaufsteller angezeigt wird.

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Lust auf ein erfrischendes Bier und eine Auszeit in der Natur?
Dann besuche Familie Braun und ihr Team in der Pflugsmühle in Abenberg und lass dich verwöhnen. Reservieren kannst du online oder per Telefonassistent unter 09873 97980.

Übrigens:
Die Pflugsmühle bietet die perfekte Location für Familienfeiern, Firmenevents und Hochzeiten rund um die Metropolregion Nürnberg 🤵🏻💍👰🏻